Mon, 28 May 2007

Ekonomika trávení času

Na jedné straně splněné úkoly přinášejí prospěch, užitek. Máme s nimi ale náklady - vydáváme úsilí, a především čas. Některé nás mohu stát i dobrou náladu, i to je jejich náklad. Metoda volby úkolů by měla být účelná (směřující k cílům) a efektivní (bez zbytečných průtahů či odboček, s co nejnižšími náklady). Snažím se respektovat jednoduchou zásadu - postupovat kupředu v těch činnostech, na jejichž výsledcích mi nejvíc záleží. Důležitost úkolu je tedy klíčový parametr a zaslouží si pozornost.

zveřejněno: 11:11 | path: /time-management | trvalý odkaz

Sat, 26 May 2007

Co vám zbývá na talíři?

Prababička ráda vyprávěla, jak si po hubených válečných letech vážila dobrého jídla. Obvykle začínala tím, že spořádala to, co ji příliš nelákalo, aby si to nejlepší ušetřila a následně co nejvíc vychutnala. Pravidelně se jí ale stávalo, že než se dostala k tomu nejlepšímu, ztratila hlad i chuť. Možná to byla chyba. Na druhou stranu - dožila se velmi požehnaného věku a je možné, že i neplánovaná střídmost sehrála svou roli.

Ať je to jakkoli, občas si na její vyprávění vzpomenu, když přemýšlím, jak co nejlépe využít prostředky které mám, především ten nejcennější - čas. I váš život je jako oběd o více chodech. Jak své úkoly pojídáte? Které věci děláte obvykle nejdříve? Ty, na které máte největší chuť a které vás nejvíc baví? Ty které nejvíc hoří - nebo u kterých hrozí, že nejdřív vystydnou? Prostě to neřešíte a berete vše postupně, jak je vám servírováno životem? Život je v servírování chodů velmi štědrý. Zaručeně nespořádáte vše. Když zpětně hodnotíte uplynulý den, týden, rok, co vám zbývá na talíři?

zveřejněno: 13:26 | path: /time-management | trvalý odkaz

Thu, 24 May 2007

Čistý stůl

Vaši soustředěnost na řešený problém i vnitřní pohodu posílí, pokud budete mít okolo sebe pořádek - na stole jen materiály vztahující se k tomu, na čem právě pracujete. Hory papíru, takové, že zaplňují každé volné místo, pozornost rozptylují. Vyvolávají zmatek, znervozňují, unavují, kazí dobrou náladu. Všechny ty papíry jakoby křičí, dožadují se pozornosti. Neposlouchejte je, patří někam mimo dohled - do zásuvek, skříňí, šanonů. Mnohdy také do skartovačky. Ze oněch zásobníků si vždy vyberte pouze to, co zrovna potřebujete a po práci vše již nepotřebné opět ukliďte.

Počítač zaslouží stejnou péči. Pořádek na "ploše", ve složkách s maily k vyřízení, v adresářích s dokumenty a všude tam, kam sahá vaše virtuální pracoviště, vám dodá klid, pohodu, umožní vám směřovat svou soustředěnost tam, kam je třeba.

zveřejněno: 13:44 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Wed, 23 May 2007

Nevyřízené úkoly - neznámý pojem

Jak toho docílit? Jak se vysvobodit z onoho dusivého řetězu povinností, který vás může stát zdraví nebo dokonce život? Asi to nebude úplně snadné a záleží na tom, co je ve vašem případě příčinou. Nicméně často pomůže i drobnost. Například vědomí, že nemá cenu stohovat nevyřízené úkoly. Pokud na jejich vyřízení nebyl čas dosud, zřejmě nebude ani v budoucnosti. Úkoly jak přicházejí buďto vyřiďte okamžitě, delegujte, naplánujte postup k jejich řešení nebo je prostě odhoďte a už se jimi nezabývejte.

Stávající nevyřízené úkoly zaslouží inventuru. Zatočte s nimi přesně stejně - podstatná část možná již "vyhnila" a netřeba je dále uchovávat v patrnosti ani nikde jinde. Jiné už možná vyřešil někdo jiný. Ty které sice stále trvají, ale jsou již trochu "nahnilé" a za aktuální pozornost nestojí, nicméně nemáte to srdce zlikvidovat je nadobro, ukliďte někam hluboko do skříně, kde si mohou poklidně dohnít, vyhodíte je v příštím kole. Co půjde, delegujte. Do zbytku se pusťte nebo postup naplánujte. Uděláte-li to tak, věřím, že se budete cítit lépe a do práce se pustíte s novým elánem.

zveřejněno: 17:55 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Tue, 22 May 2007

Je třeba zaostřit

Když pracujete na úkole, který stojí za celou vaši myšlenkovou sílu, nenechte se zneklidňovat úkoly ostatními. Soustřeďte se na to, co právě děláte a dělejte to co nejlépe. Zakryjte si myšlenkový výhled, ať vás nerozptylují další body, číhající ve frontě na vaši pozornost. Oči fungují přesně tak - zkuste zaostřit na špičku svého nosu a zároveň na protější stěnu. Mysl funguje nejlépe, používá-li se podobně. Po čase podle vámi stanoveného postupu zaostřete zase na něco jiného, k předchozímu úkolu se v mysli již nevracejte.

Pokud si necháte na mysl působit celý ten nekonečný řetěz úkolů, které ještě stojí před vámi, povede to pouze k únavě. Pocit nutnosti, to neustálé hlodání, že ať uděláte cokoliv, je to jen jako kapka v moři, navíc ani jedna z nich nepočká, je jednou z hlavních příčin neuróz a může vyvolat i další zdravotní obtíže - rozbolet vaši hlavu i žaludek, zvýšit krevní tlak, zaútočit na vaše srdce.

zveřejněno: 19:57 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Mon, 21 May 2007

Myslet do papíru

Řeším-li problém náročnější než triviální, mnohem hbitěji dokáži pořádat myšlenky, rozkrývat možnosti, vyhledávat parametry řešení - zejména ty, které lze chápat jako výhody a nevýhody, silné a slabé stránky, porovnávat, volit, pokud mám k dispozici dvě respektive tři věci: papír s tužkou a někdy též posluchače-oponenta.

Zápisem se myšlenky převedou do hmotnější a trvalejší podoby. Nejde ani tak o samu trvalost ale spíš o fakt, že jakmile uchováte kousek mysli někam, kde se o něj dál nemusíte bát, dovolíte sami sobě trochu poodstoupit, osvobodit se a přenést se kus dál. Vaši mysl už nebude naplňovat ona z hledisku celku jistě drobonost, a zkoumaný problém nebo otázku budete rázem nahlížet z větší šíře. Nemusíte se unavovat tím, že byste se snažili najednou držet a zpracovávat vše. Vaše mysl bude bezbolestně rozšířena o plochu papíru. Možná uvažujete velmi plynule, víceméně souběžně s tím, jak byste psali souvislý text. Vaše myšlenky pak samy dostávají podobu jakási úvahy či eseje. Nicméně papír snese nejen slova, ale i náčrtky, stručné diagramy, všelijaké šipky, roztodivné zvýraznění a další grafické prvky. Nebojte se také barev nebo rozmanitých druhů psacích potřeb. Hodit se může i guma. Pravděpodobně zjistíte, že s pomocí podobného arzenálu dokážete myšlenku zajmout rychleji, efektivněji a také věrněji. Zde ale platí možná více než jinde, že každý musí najít svůj přístup, těžko lze kopírovat myšlenkové mapy druhých.

Říká se 'dokud nedokážeš problém srozumitelně vysvětlit, pak mu nerozumíš'. Něco na tom je. Nejlepším posluchačem-studentem-oponentem je zřejmě někdo živý vedle vás, zaujatý do problému, schopný reagovat, klást otázky, namítat. Pamatujte - pokud s vámi někdo nesouhlasí, je to dobře, protože jinak by přinejmenším jeden z vás byl zbytečný. Nicméně živý a vhodný posluchač nemusí být vždy k dispozici. Možná také ještě nejste ve fázi, kdy byste si na něj troufli. Co s tím? Pozvěte ho ke stolu alespoň v duchu. A sáhněte po osvědčeném nářadí - papíru, tužce. No, v tomto okamžiku možná už raději klávesnici počítače, a začněte vysvětlovat, odvozovat, dokazovat, předvádět.. nyní již nezachycujete své myšlenky jako v zrcadle, v syrové podobě, ale interpretujete je s ohledem na pomyslného posluchače nebo možná budoucího čtenáře. A právě proces interpretace a přiblížení se posluchači vám umožní odhalit další souvislosti, které v první fázi unikly vaším snahám a kdesi se umně skryly.

zveřejněno: 22:53 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Fri, 18 May 2007

Na čem opravdu záleží

V průběhu dne přijímáte různé role - jste řidičem, organizátorem, pak třeba programátorem, rádcem, školitelem, posluchačem, když dorazíte domů, možná vychovatelem nebo psychologem. Vaše pracovní náplň se zřejmě mění i v rámci delších období - měníte zaměstnání, možná cestujete mezi obory, vyvíjí se vaše rodinná situace,.. o to vše ale příliš nejde. Nejde o to, jakou práci vykonáváte, neberte ji jako integritní součást své osobnosti. To byste stále přicházeli o kus sama sebe. A ztráty bolí.

Mnohem důležitější než vaše role je to, kdo jste vy. Jakým jste při tom všem člověkem. V čem jsou vaše kvality? Jste vtipný? Pokojný, radostný, houževnatý? Umírněný? Dokážete věci posuzovat s nadhledem? Nebo dokážete proniknout k detailům a odhalit a pochopit vnitřní souvislosti a příčiny? Jdete na problém s intuicí (a vychází vám to?) anebo na to jdete rozumem - vše pečlivě prozkoumáte, spočítáte, zhodnotíte? Dokážete pracovat v týmu, vycházet s druhými a řešit neshody? Dokážete se vcítit do druhých a někdy i odhalit jejich pohnutky a příčny jednání? Někomu pomáhá představit si sama sebe pomocí metafory. Jste jako blesk - rychlý, účinný, ale rychle se vyčerpete? Jako sova? Jako skála, pevný, spolehlivý, jako úkryt pro druhé před nepohodou?

Pokud sami sebe nevidíte dostatečně jasně, hledejte, co by mohlo zafungovat jako zrcadlo. Čtěte to co za to stojí a přemýšlejte u toho. Ptejte se druhých. Možná si všimli něčeho důležitého, co sami přehlížíte a dokud se nezeptáte, nic vám neřeknou. Jejich názor vám umožní podívat se na sebe z nadhledu, tak, jak byste to sami nedokázali.

Víte po jaké cestě jdete, kam míříte? Udržujte si vysoký standard v těch hodnotách, které oceňujete a kterých jste dosáhli - možná navzdory tomu, co od vás vyžadují některé z rolí. A usilujte o pokrok - vytrvale, trpělivě odstraňujete to, co vás na vás samotných zlobí. Jak získáváte zkušenosti, životní moudrost, poučení z života druhých, vaše hodnoty se budou měnit a po čase možná zjistíte, že bude třeba upravit celé vaše směřování. Při tom všem je většina toho, co děláte něcím jako jsou patníky u cesty - míjíte je a na většinu z nich si po čase ani nevzpomenete.

zveřejněno: 00:06 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Wed, 16 May 2007

Zóna klidu

OK, telefon je již zkrocen. Ale co e-maily? Máte nutkání na ně průběžně po celý den odpovídat? Špatně! E-maily mají svůj čas stejně jako telefony. S okamžitou odpověďí pisatel stejně nepočítá, ani ho nemusíte upozorňovat, že maily vyřizujete jen jednou denně. Taktéž není vaší povinností být neustále online v Jabberu, ICQ, MSN, nebo snad ano? Naučte se používat režimy jako "nevyrušovat" nebo "pryč". Síto opět zachytí část nepotřebného komunikačního balastu.

A nakonec jsou tady ještě vyrušení "naživo", ta bývají vůbec nejhorší. Už sama přítomnost lidí může působit rušivě. Oni ale také chodí okolo, halasí, občas přepadnou přímo vás, a to jen proto, aby vám sdělili nepodstatné, ptají se, něco požadují.. V tom případě zvažte, zda by nestálo za to změnit místo. Nemyslím teď výpověď - i když někdy to jinak nejde :-) Zřejmě bude stačit méně radikální krok - alespoň ty opravdu náročné úkoly si prostě vezměte někam, kde se dobře cítíte a kde nehrozí mnoho rušení. Možná je tím ideálním místem sousední kancelář, váš pokoj, knihovna, park, kavárna, dvorek, to sami víte nejlépe. A samozřejmě - telefon sem nesmí!

zveřejněno: 14:51 | path: /time-management | trvalý odkaz

Tue, 15 May 2007

Umíte ho vypnout?

Vůbec nejsem rád, když mi někdo volá v době, kdy se věnuji jiným činnostem. Zvonění přetrhne tok myšlenek, vyvede z rovnováhy, zhorší náladu. Produktivita klesá. Narušitel zřejmě nechce jenom zvonit, plánuje ještě k tomu povídat (tím prohloubí rozptýlení), možná se bude ptát (uff..) a, což je vůbec nejhorší, bude něco požadovat. Práce rozkouskovaná na hrst drobků není k ničemu, její výsledky odfoukne vítr. Co s tím?

Mnohdy je dobré jako první zvážit řešení, které se nabízí samo. Telefon prostě vypněte. Zřejmě ho nemůžete nechat vypnutý trvale - i když i takoví šťastlivci se najdou. Pro volání si ale vyhraďte určitý blok v průběhu dne. Do něj zařaďte i vámi iniciované hovory, u kterých si můžete čas zvolit. Všechny postupně seznamujte, učte je, že jindy než v onom bloku budou mít mizivé šance. Možná také namluvíte uvítací vzkaz pro příchozí hovory, kterým doporučíte správnou dobu.

K čemu to povede?

A co když vám ve vašem komunikačním bloku zrovna mnoho lidí nevolá? Buďte rádi, je to známka toho, že zřejmě nikdo další nemá problém, k jehož řešení jste třeba! Na náročných činnostech, vyžadujících soustředění jste už zapracovali v čase, kdy vás nikdo nerušil. Nicméně určitě máte po ruce nějaký lehčí ze svých úkolů, kterým přerušování nevadí. Mezery mezi hovory vyplňte nenáročnými činnostmi. Trochu poklidit po stole, prolistovat nové články na vašem oblíbeném zpravodajském serveru, zacvičit si.. Každá taková volná chvilka - to je jako najít drobný poklad, radujte se z ní. Již jste ji prodali za svou otevřenost ke komunikaci a je vám zdarma vrácena zpět.

zveřejněno: 23:45 | path: /time-management | trvalý odkaz

Mon, 14 May 2007

Nebuďte zdařilou náhražkou

Po zemi chodí celá stáda těch, kteří přijímají rady a doporučení bez přemýšlení. Snaží se kopírovat druhé, chtějí vyměnit svůj pohled za pohled svého vzoru. Chtějí snad dokonce nahradit svou osobnost osobností cizí. Někdo dostane geniální nápad: Pokud chci být úspěšným obchodníkem, nějakého si vyhlídnu, přečtu si jeho životopis a budu vše dělat stejně. Chci být hercem? Pár si jich vyberu a budu dělat všechno, co každý z nich umí nejlíp. Výsledkem je přinejlepším celkem zdařilá náhražka.

Paul Boynton v knize Šest způsobů jak získat místo napsal: "Největší chybou těch, kdo usilují o nějaké místo je to, že nejsou sami sebou. Místo aby byli otevření a takříkajíc přiznali barvu, často odpovídají tak, jak si myslí, že si přejete, aby odpovídali." Výměna osobnosti k ničemu nevede stejně jako přetvářka. Ten, kdo se nustále přetvařuje, hraje něco, čím není, dělá věci, o kterých není vnitřně přesvědčený, nemůže být spokojený. Těžko také bude výkonný, natož pak v tom co dělá nějak výjimečný.

Přijímejme rady, ano, stavme si před oči vzory. Ale buďme přitom sami sebou. To co funguje mě, nemusí fungovat vám. A pokud se vám líbí metoda, než ji zařadíte mezi své "nářadí", promyslete, co to bude znamenat, jak metoda zapadá do vašeho stávajícího života. Metody nebývají jako kožené boty, které se nošením "rozšlápnou". Většinou spíš neprojdou sítem vytrvalosti, a tak je z pěkného předsevzetí opět prázdná bublina. Jak byste mohli v nové metodě získat cennou pomoc v životě, pokud vám už v začátku nesedí? Prozkoumejte ji ze všech stran: Jak asi zapůsobí na moji životní pohodu? Jak zapůsobí na mé okolí? Jak ladí s mými cíli? Klaďte si další zkoumavé otázky. Může to snad až bolet, ale pokud nechete být náhražkou, bezduchou kopií, je to nutné.

zveřejněno: 12:03 | path: /pracovni-efektivita | trvalý odkaz

Sun, 13 May 2007

Obrana vás může zranit

Možná slýcháte nebo čítáte spoustu různých rad. Přicházejí z různých stran, jsou předkládány různými způsoby a možná i za různými účely. Někdy je cílem opravdu upřímně poradit, jindy třeba poškádlit či rozzlobit. Přichzejí s nimi lidé v různé míře vybaveni zkušenostmi. Jak na připomínky či rady reagujete?

Využít útok ve svůj prospěch

Běžným přístupem je naježit se, obrnit, jakmile někdo radí "zavřít uši". Říká se, že většina lidí při rozhovoru polovinu času argumentuje a druhou přemýšlí, jak bude argumentovat, jakmile k tomu dostane prostor. Je-li to váš případ, zbytečně se tak okrádáte. Ať už vám je to jakkoliv nepříjemné, zkuste potlačit přirozený obranný mechanismus a přemýšlejte. Třeba vás druhá strana chce svou připomínkou rozzlobit. Neudělejte ji tu škodolibou radost, že se rozzlobit necháte. Zachovejte klid. Ať už rada přichází jakýmkoliv tónem, poctivě se zamyslete, co z ní můžete načerpat. Třeba dotyčný vidí situaci ze nepříliš vhodného úhlu. Ano, ale pokud alespoň trochu nahlédenete z jeho směru, získáte další perspektivu, další pohled na věc. Byť je to pohled nepříliš vhodný, pokud ho přidáte k tomu svému (dost možná lepšímu), získáte něco navíc. Střípek v mozaice. Situaci uvidíte plastičtěji, získáte větší nadhled. Znáte lepší způsob, jak se vyrovnat s "rýpnutím" nebo třeba i přímým slovním útokem než ten, že ho přetvoříte ke svému prospěchu? I na celkově špatné radě může být alespoň ten střípek. Zapátrejte po něm.

zveřejněno: 10:53 | path: /mezilidske-vztahy | trvalý odkaz

Sat, 12 May 2007

Čas plyne

Stalo se vám někdy, že se do vás při zpětném pohledu na uplynulý týden zakousl pocit, že jste toho stihli méně, než byste rádi? Pokud si svého života a svých schopností vážíte, čas je zřejmě tím nejcennějším, co máte, tím největším aktivem, ovšem vzácným a omezeným. Váš život je obchod - prodáváte minuty a hodiny. Kladete si někdy otázku co za ně kupujete? Nedostanete víc, než kolik zaplatíte. Můžete ale dostat méně, pokud při obchodu nejste pozorní.

Protože čas stále odměřuje váš život nedá se zastavit a protože obchody s časem nelze brát zpět, vyplatí se věnovat pozornost tomu, jak si vedete. Berete svou práci jako nutné zlo? Nebo vás práce naopak těší víc než cokoliv jiného? V každém případě, zřejmě existuje mnoho cest, jak můžete s menším úsilím udělat za kratší čas více kvalitnější práce. A logicky - sklidit lepší odměnu, cítit se méně unavený, spokojenější. Věřte, je to možné.

Budu se snažit popisovat metody, přístupy, nápady, které se mi již osvědčily, které zvyšují moji produktivitu anebo takové, na kterých právě pracuji. Prozkoumejte sami, zda tady najdete něco i pro sebe.

V každém případě ale, prosím, zvažujte své kroky. Nenechte, aby za vás kráčeli jiní. Povinnosti se na vás možná valí jako dravá řeka. Ale jste to vy, kdo prodáváte svůj čas.

zveřejněno: 22:35 | path: /time-management | trvalý odkaz

[softwarové inženýrství] [workaholic's time management] [timemanagemet na zive.cz]