O co jde? A koho se ptáte? Kdo jiný než vy sami může poradit? Někdy to může být drobnost. Mě například roky zlobili komáři, dávali si ale pozor, aby nepřesáhli mez, za kterou by takřka automaticky muselo přijít radikální protiopatření. Komárům to mohlo klidně stejně dobře procházet další roky. Ovšem, po zvážení toho, dohromady o kolik pohody už mě obrali - nenápadně, po troškách, kolik těch drahocenných hodin odpočinku vysáli, pořídil jsem moskytiéru. A teď se sám sobě divím, proč až letos. Typické paretovo pravidlo - za nepatrné náklady a minimum úsilí velmi citelný efekt.

Já už netrávím čas hubením komárů. Jakou otravnou činnost ze svého života odstraníte vy?

Rozsah nelze úplně vypustit z mysli, nicméně zkuste si problém naplátkovat. Rozdělte ho nejprve na hlavní etapy, nevěnujte tomu ale přehnané úsilí, vždyť detaily na druhém konci cesty stejně ještě vůbec netušíte. Ten kus, který je vám nejblíž nakrájejte ještě na menší kousky, a z nich ten nejbližší naplátkujte úplně na jemno, tak, aby ten z nich, který je na řadě už vůbec nepůsobil hrozivě. Dokonce je tak tenký, že se dá vyřídit za dnešek. Když se budete snažit, možná i dřív.

Přesně tak postupují programátoři. Dělí téměř neuchopitelně velký problém (program) na menší a menší kousky, které jsou stále lépe a lépe definovatelné, až dojdou na úroveň, na které jsou schopni své myšlenky jednoznačně zformulovat a následně vtělit do podoby programu, kterému porozumí i hloupý počítač.

Možná vás napadne - jak zvolit volit, který plátek vzít nejdřív? Můžete si pro to vytvořit vlastní strategii. Nicméně pokud není hned zřejmé, čím začít, dost možná na tom nezáleží - hoďte si třeba kostkou. Hlavní věc je ta, že splněním si můžete připsat další malé vítězství na cestě k cíli. Další krok směrem k vrcholu. Třeba někomu zavolejte. Napište třetí kapitolu knihy. Okopejte jeden záhon. A když už zaměříte pozornost na takový kousek, nenechte se příliš rozptylovat - vnějšími vlivy jinými plátky ani rozsahem celého problému.

Bez jasného zaostření, zaměření na cíl je příliš snadné nechat se rozptýlit. A rozptýlení, těch se najde vždy dost. A i kdyby ne - pokud lodivod neví, do jakého přístavu má loď vést, žádný vítr není přiznivý. Bez plánu strávíte spoustu času neefektivním nesystematickým přebíháním, necháte sebou vláčet sem a tam a večer zjistíte, že jste tam kde jste byli ráno. Anebo někde jinde, ale nikoliv blíž cíli.

Pokud nejste mrtvá ryba, která plave s proudem, plánujte. Na každý den si dopředu - večer či brzy ráno - stanovte co uděláte a své činnosti mu podřiďte. Dokud cíle nedosáhnete, pracujte na něm, nenechte se vyrušovat. Zakažte si přebíhání. Donuťte se úkol dokončit. Časem dokážete denní cíle optimalizovat tak, aby byly akorát - ani příliš snadné, ani nesplnitelně odvážné. Každý dobře stanovený a následně splněný cíl bude zdrojem radosti a chuti do dalšího dne.

Vlastní plánování nemusí být příliš zevrubné. Prostě rozdělte čas mezi činnosti a vrhněte se do toho. Detaily (dílčí úkoly, souvislosti) doladíte po cestě. Pokud narazíte na nějakou momentálně nesplnitelnou návaznost (nutno dozjistit, vykonat, prodiskutovat... to či ono), úkol si odčkrtněte jako zatím splněný a berte další v řadě.

Váš počítač zřejmě neprovádí úkoly skutečně současně. Pouze dostatečně rychle přebíhá od jednoho k druhému. Pokud bychom sladili své vnímání času s počítačovým, poznali bychom, že on nejenže nevykonává vše najednou, ale vlastně ani nespěchá. Operační systém vždy dané činnosti vyřadí plnou soustředěnost, a to až do doby, než podle stanoveného plánu přijde na řadu úkol další. Pro stanovení toho, kolik prostředků dostane k dispozici ten který úkol, hraje roli jeho priorita (důležitost). Právě prováděnou činnost může přerušit pouze něco, co opravdu nepočká.

Vezměte si kus papíru. Vy jste uprostřed. Po okrajích zakreslete své cíle - ty které jsou příbuzné, například se podmiňují nebo jsou výsledkem činností, které je třeba vykonávat souběžně patří i na papíře k sobě. Cíle obtížnější budou i na papíře vzdálenější - k okraji blíž. Pokud nechcete popsat celý stůl, volte odhadované měřítko pro umístění úkolů v různých vzdálenostech od okraje spíš logaritmické - a nejde o přesnost, kreslíte si pro sebe tak, abyste se v tom sami vyznali. To jak hodně vám na úkolech záleží, zachytíte třeba velikostí písma. Činnosti mají podobu vektorů mířících nikoliv od vás k úkolům (to byste se souběžně s přibližováním cíli vzdalovali těm na druhém konci papíru), ale naopak. Když provedete co je třeba, cíl se přiblíží k vám. Druhou stranou mince, náklady, může symbolizovat třeba síla čáry vektoru. Čím "dražší" úkol, tím silnější čára. Pokud jste detailisté, asi budete mít chuť barevně rozlišit jednotlivé typy nákladů, nutné to ale není.

Které úkoly si zaslouží největší pozornost? Ano, přesně tak - ty, jejichž vektory jsou co nejdelší a nejtenčí a míří k cílům, které jsou psány velkým písmem a raději dál od okraje papíru, symbolu hranice reálné dosažitelnosti.

Mluvíme tady o nákladech, o vektorech, a tak to možná vypadá, že by bylo praktické vše číselně ohodnotit, dosadit do vzorečku a spočítat. Já tento názor nesdílím. Není snadné číselně popisovat subjektivní a nejisté skutečnosti. Náš mozek není počítač, nepřemýšlí přirozeně v číslech. Raději pracuje přímo v souvislostech, v mapách, asociacích, sítích, obrazech. Můžeme jeho úsilí vhodně podpořit? Jistě.

Ať je to jakkoli, občas si na její vyprávění vzpomenu, když přemýšlím, jak co nejlépe využít prostředky které mám, především ten nejcennější - čas. I váš život je jako oběd o více chodech. Jak své úkoly pojídáte? Které věci děláte obvykle nejdříve? Ty, na které máte největší chuť a které vás nejvíc baví? Ty které nejvíc hoří - nebo u kterých hrozí, že nejdřív vystydnou? Prostě to neřešíte a berete vše postupně, jak je vám servírováno životem? Život je v servírování chodů velmi štědrý. Zaručeně nespořádáte vše. Když zpětně hodnotíte uplynulý den, týden, rok, co vám zbývá na talíři?

Počítač zaslouží stejnou péči. Pořádek na "ploše", ve složkách s maily k vyřízení, v adresářích s dokumenty a všude tam, kam sahá vaše virtuální pracoviště, vám dodá klid, pohodu, umožní vám směřovat svou soustředěnost tam, kam je třeba.

Stávající nevyřízené úkoly zaslouží inventuru. Zatočte s nimi přesně stejně - podstatná část možná již "vyhnila" a netřeba je dále uchovávat v patrnosti ani nikde jinde. Jiné už možná vyřešil někdo jiný. Ty které sice stále trvají, ale jsou již trochu "nahnilé" a za aktuální pozornost nestojí, nicméně nemáte to srdce zlikvidovat je nadobro, ukliďte někam hluboko do skříně, kde si mohou poklidně dohnít, vyhodíte je v příštím kole. Co půjde, delegujte. Do zbytku se pusťte nebo postup naplánujte. Uděláte-li to tak, věřím, že se budete cítit lépe a do práce se pustíte s novým elánem.

Pokud si necháte na mysl působit celý ten nekonečný řetěz úkolů, které ještě stojí před vámi, povede to pouze k únavě. Pocit nutnosti, to neustálé hlodání, že ať uděláte cokoliv, je to jen jako kapka v moři, navíc ani jedna z nich nepočká, je jednou z hlavních příčin neuróz a může vyvolat i další zdravotní obtíže - rozbolet vaši hlavu i žaludek, zvýšit krevní tlak, zaútočit na vaše srdce.

Zápisem se myšlenky převedou do hmotnější a trvalejší podoby. Nejde ani tak o samu trvalost ale spíš o fakt, že jakmile uchováte kousek mysli někam, kde se o něj dál nemusíte bát, dovolíte sami sobě trochu poodstoupit, osvobodit se a přenést se kus dál. Vaši mysl už nebude naplňovat ona z hledisku celku jistě drobonost, a zkoumaný problém nebo otázku budete rázem nahlížet z větší šíře. Nemusíte se unavovat tím, že byste se snažili najednou držet a zpracovávat vše. Vaše mysl bude bezbolestně rozšířena o plochu papíru. Možná uvažujete velmi plynule, víceméně souběžně s tím, jak byste psali souvislý text. Vaše myšlenky pak samy dostávají podobu jakási úvahy či eseje. Nicméně papír snese nejen slova, ale i náčrtky, stručné diagramy, všelijaké šipky, roztodivné zvýraznění a další grafické prvky. Nebojte se také barev nebo rozmanitých druhů psacích potřeb. Hodit se může i guma. Pravděpodobně zjistíte, že s pomocí podobného arzenálu dokážete myšlenku zajmout rychleji, efektivněji a také věrněji. Zde ale platí možná více než jinde, že každý musí najít svůj přístup, těžko lze kopírovat myšlenkové mapy druhých.

Říká se 'dokud nedokážeš problém srozumitelně vysvětlit, pak mu nerozumíš'. Něco na tom je. Nejlepším posluchačem-studentem-oponentem je zřejmě někdo živý vedle vás, zaujatý do problému, schopný reagovat, klást otázky, namítat. Pamatujte - pokud s vámi někdo nesouhlasí, je to dobře, protože jinak by přinejmenším jeden z vás byl zbytečný. Nicméně živý a vhodný posluchač nemusí být vždy k dispozici. Možná také ještě nejste ve fázi, kdy byste si na něj troufli. Co s tím? Pozvěte ho ke stolu alespoň v duchu. A sáhněte po osvědčeném nářadí - papíru, tužce. No, v tomto okamžiku možná už raději klávesnici počítače, a začněte vysvětlovat, odvozovat, dokazovat, předvádět.. nyní již nezachycujete své myšlenky jako v zrcadle, v syrové podobě, ale interpretujete je s ohledem na pomyslného posluchače nebo možná budoucího čtenáře. A právě proces interpretace a přiblížení se posluchači vám umožní odhalit další souvislosti, které v první fázi unikly vaším snahám a kdesi se umně skryly.

Mnohem důležitější než vaše role je to, kdo jste vy. Jakým jste při tom všem člověkem. V čem jsou vaše kvality? Jste vtipný? Pokojný, radostný, houževnatý? Umírněný? Dokážete věci posuzovat s nadhledem? Nebo dokážete proniknout k detailům a odhalit a pochopit vnitřní souvislosti a příčiny? Jdete na problém s intuicí (a vychází vám to?) anebo na to jdete rozumem - vše pečlivě prozkoumáte, spočítáte, zhodnotíte? Dokážete pracovat v týmu, vycházet s druhými a řešit neshody? Dokážete se vcítit do druhých a někdy i odhalit jejich pohnutky a příčny jednání? Někomu pomáhá představit si sama sebe pomocí metafory. Jste jako blesk - rychlý, účinný, ale rychle se vyčerpete? Jako sova? Jako skála, pevný, spolehlivý, jako úkryt pro druhé před nepohodou?

Pokud sami sebe nevidíte dostatečně jasně, hledejte, co by mohlo zafungovat jako zrcadlo. Čtěte to co za to stojí a přemýšlejte u toho. Ptejte se druhých. Možná si všimli něčeho důležitého, co sami přehlížíte a dokud se nezeptáte, nic vám neřeknou. Jejich názor vám umožní podívat se na sebe z nadhledu, tak, jak byste to sami nedokázali.

Víte po jaké cestě jdete, kam míříte? Udržujte si vysoký standard v těch hodnotách, které oceňujete a kterých jste dosáhli - možná navzdory tomu, co od vás vyžadují některé z rolí. A usilujte o pokrok - vytrvale, trpělivě odstraňujete to, co vás na vás samotných zlobí. Jak získáváte zkušenosti, životní moudrost, poučení z života druhých, vaše hodnoty se budou měnit a po čase možná zjistíte, že bude třeba upravit celé vaše směřování. Při tom všem je většina toho, co děláte něcím jako jsou patníky u cesty - míjíte je a na většinu z nich si po čase ani nevzpomenete.

]]> /pracovni-efektivita Thu, 17 May 2007 22:06 GMT time-management/zona-klidu http://www.zejda.net/blog/time-management/zona-klidu.html OK, telefon je již zkrocen. Ale co e-maily? Máte nutkání na ně průběžně po celý den odpovídat? Špatně! E-maily mají svůj čas stejně jako telefony. S okamžitou odpověďí pisatel stejně nepočítá, ani ho nemusíte upozorňovat, že maily vyřizujete jen jednou denně. Taktéž není vaší povinností být neustále online v Jabberu, ICQ, MSN, nebo snad ano? Naučte se používat režimy jako "nevyrušovat" nebo "pryč". Síto opět zachytí část nepotřebného komunikačního balastu.

A nakonec jsou tady ještě vyrušení "naživo", ta bývají vůbec nejhorší. Už sama přítomnost lidí může působit rušivě. Oni ale také chodí okolo, halasí, občas přepadnou přímo vás, a to jen proto, aby vám sdělili nepodstatné, ptají se, něco požadují.. V tom případě zvažte, zda by nestálo za to změnit místo. Nemyslím teď výpověď - i když někdy to jinak nejde :-) Zřejmě bude stačit méně radikální krok - alespoň ty opravdu náročné úkoly si prostě vezměte někam, kde se dobře cítíte a kde nehrozí mnoho rušení. Možná je tím ideálním místem sousední kancelář, váš pokoj, knihovna, park, kavárna, dvorek, to sami víte nejlépe. A samozřejmě - telefon sem nesmí! ]]> /time-management Wed, 16 May 2007 12:51 GMT time-management/umite-ho-vypnout http://www.zejda.net/blog/time-management/umite-ho-vypnout.html Vůbec nejsem rád, když mi někdo volá v době, kdy se věnuji jiným činnostem. Zvonění přetrhne tok myšlenek, vyvede z rovnováhy, zhorší náladu. Produktivita klesá. Narušitel zřejmě nechce jenom zvonit, plánuje ještě k tomu povídat (tím prohloubí rozptýlení), možná se bude ptát (uff..) a, což je vůbec nejhorší, bude něco požadovat. Práce rozkouskovaná na hrst drobků není k ničemu, její výsledky odfoukne vítr. Co s tím?

Mnohdy je dobré jako první zvážit řešení, které se nabízí samo. Telefon prostě vypněte. Zřejmě ho nemůžete nechat vypnutý trvale - i když i takoví šťastlivci se najdou. Pro volání si ale vyhraďte určitý blok v průběhu dne. Do něj zařaďte i vámi iniciované hovory, u kterých si můžete čas zvolit. Všechny postupně seznamujte, učte je, že jindy než v onom bloku budou mít mizivé šance. Možná také namluvíte uvítací vzkaz pro příchozí hovory, kterým doporučíte správnou dobu.

K čemu to povede?

• Sítem propadne jen to, co za hovor opravdu stojí. Mnohé banality samy odpadnou - vyřeší se jinak. Bez vaší pomoci, to je skvělé, ne?
• To hlavní - nikdo vám nebude volat v čase, který máte vyhrazený činnostem vyžadujícím soustředění. Při práci se budete cítit mnohem svobodněji, lépe se do ní ponoříte, půjde vám lépe od ruky. A nakonec prospějete i volajícím. Nejen vám s nimi ale i jim s vámi se bude mluvit lépe - už na ně nebudete přenášet svou špatnou náladu a oni se pak nebudou cítit provinile. Budete-li rozmlouvat s volností, obě strany vloží více do vlastního sdělení namísto do předávání své nálady nebo naopak dedukování nálady toho na druhé straně.
• Budete mít po ruce materiály, u kterých čekáte, že by se mohly hodit a naopak odsunete ty, které by vás pouze znervozňovaly. Hovory budou celkově nejen klidnější, příjemnější, ale dost možná i produktivnější.

A co když vám ve vašem komunikačním bloku zrovna mnoho lidí nevolá? Buďte rádi, je to známka toho, že zřejmě nikdo další nemá problém, k jehož řešení jste třeba! Na náročných činnostech, vyžadujících soustředění jste už zapracovali v čase, kdy vás nikdo nerušil. Nicméně určitě máte po ruce nějaký lehčí ze svých úkolů, kterým přerušování nevadí. Mezery mezi hovory vyplňte nenáročnými činnostmi. Trochu poklidit po stole, prolistovat nové články na vašem oblíbeném zpravodajském serveru, zacvičit si.. Každá taková volná chvilka - to je jako najít drobný poklad, radujte se z ní. Již jste ji prodali za svou otevřenost ke komunikaci a je vám zdarma vrácena zpět.

Paul Boynton v knize Šest způsobů jak získat místo napsal: "Největší chybou těch, kdo usilují o nějaké místo je to, že nejsou sami sebou. Místo aby byli otevření a takříkajíc přiznali barvu, často odpovídají tak, jak si myslí, že si přejete, aby odpovídali." Výměna osobnosti k ničemu nevede stejně jako přetvářka. Ten, kdo se nustále přetvařuje, hraje něco, čím není, dělá věci, o kterých není vnitřně přesvědčený, nemůže být spokojený. Těžko také bude výkonný, natož pak v tom co dělá nějak výjimečný.

Přijímejme rady, ano, stavme si před oči vzory. Ale buďme přitom sami sebou. To co funguje mě, nemusí fungovat vám. A pokud se vám líbí metoda, než ji zařadíte mezi své "nářadí", promyslete, co to bude znamenat, jak metoda zapadá do vašeho stávajícího života. Metody nebývají jako kožené boty, které se nošením "rozšlápnou". Většinou spíš neprojdou sítem vytrvalosti, a tak je z pěkného předsevzetí opět prázdná bublina. Jak byste mohli v nové metodě získat cennou pomoc v životě, pokud vám už v začátku nesedí? Prozkoumejte ji ze všech stran: Jak asi zapůsobí na moji životní pohodu? Jak zapůsobí na mé okolí? Jak ladí s mými cíli? Klaďte si další zkoumavé otázky. Může to snad až bolet, ale pokud nechete být náhražkou, bezduchou kopií, je to nutné.

Využít útok ve svůj prospěch

Běžným přístupem je naježit se, obrnit, jakmile někdo radí "zavřít uši". Říká se, že většina lidí při rozhovoru polovinu času argumentuje a druhou přemýšlí, jak bude argumentovat, jakmile k tomu dostane prostor. Je-li to váš případ, zbytečně se tak okrádáte. Ať už vám je to jakkoliv nepříjemné, zkuste potlačit přirozený obranný mechanismus a přemýšlejte. Třeba vás druhá strana chce svou připomínkou rozzlobit. Neudělejte ji tu škodolibou radost, že se rozzlobit necháte. Zachovejte klid. Ať už rada přichází jakýmkoliv tónem, poctivě se zamyslete, co z ní můžete načerpat. Třeba dotyčný vidí situaci ze nepříliš vhodného úhlu. Ano, ale pokud alespoň trochu nahlédenete z jeho směru, získáte další perspektivu, další pohled na věc. Byť je to pohled nepříliš vhodný, pokud ho přidáte k tomu svému (dost možná lepšímu), získáte něco navíc. Střípek v mozaice. Situaci uvidíte plastičtěji, získáte větší nadhled. Znáte lepší způsob, jak se vyrovnat s "rýpnutím" nebo třeba i přímým slovním útokem než ten, že ho přetvoříte ke svému prospěchu? I na celkově špatné radě může být alespoň ten střípek. Zapátrejte po něm.

Protože čas stále odměřuje váš život nedá se zastavit a protože obchody s časem nelze brát zpět, vyplatí se věnovat pozornost tomu, jak si vedete. Berete svou práci jako nutné zlo? Nebo vás práce naopak těší víc než cokoliv jiného? V každém případě, zřejmě existuje mnoho cest, jak můžete s menším úsilím udělat za kratší čas více kvalitnější práce. A logicky - sklidit lepší odměnu, cítit se méně unavený, spokojenější. Věřte, je to možné.

Budu se snažit popisovat metody, přístupy, nápady, které se mi již osvědčily, které zvyšují moji produktivitu anebo takové, na kterých právě pracuji. Prozkoumejte sami, zda tady najdete něco i pro sebe.

V každém případě ale, prosím, zvažujte své kroky. Nenechte, aby za vás kráčeli jiní. Povinnosti se na vás možná valí jako dravá řeka. Ale jste to vy, kdo prodáváte svůj čas.