Mon, 23 Jul 2007

Plátkování projektů

Problémy či úkoly, před kterými stojíte možná vypadají jako hory. Možná jsou ještě k tomu všemu jako zahalené v mlze - pořádně nevíte, jak vysoké. Snad jen občas, když mlha na chvilku trochu prořídne, na chvilku nahlédnete kus dál. Co s tím? Jak se z představy toho, co je ještě před vámi nezhroutit?

Rozsah nelze úplně vypustit z mysli, nicméně zkuste si problém naplátkovat. Rozdělte ho nejprve na hlavní etapy, nevěnujte tomu ale přehnané úsilí, vždyť detaily na druhém konci cesty stejně ještě vůbec netušíte. Ten kus, který je vám nejblíž nakrájejte ještě na menší kousky, a z nich ten nejbližší naplátkujte úplně na jemno, tak, aby ten z nich, který je na řadě už vůbec nepůsobil hrozivě. Dokonce je tak tenký, že se dá vyřídit za dnešek. Když se budete snažit, možná i dřív.

Přesně tak postupují programátoři. Dělí téměř neuchopitelně velký problém (program) na menší a menší kousky, které jsou stále lépe a lépe definovatelné, až dojdou na úroveň, na které jsou schopni své myšlenky jednoznačně zformulovat a následně vtělit do podoby programu, kterému porozumí i hloupý počítač.

Možná vás napadne - jak zvolit volit, který plátek vzít nejdřív? Můžete si pro to vytvořit vlastní strategii. Nicméně pokud není hned zřejmé, čím začít, dost možná na tom nezáleží - hoďte si třeba kostkou. Hlavní věc je ta, že splněním si můžete připsat další malé vítězství na cestě k cíli. Další krok směrem k vrcholu. Třeba někomu zavolejte. Napište třetí kapitolu knihy. Okopejte jeden záhon. A když už zaměříte pozornost na takový kousek, nenechte se příliš rozptylovat - vnějšími vlivy jinými plátky ani rozsahem celého problému.

zveřejněno: 00:06 | path: /time-management | trvalý odkaz

Mon, 11 Jun 2007

Plány vašich dnů

Možná to také znáte - někdy se vám den rozplyne jako mlha. Večer při zpětném ohlédnutí vám pak dá hodně přemýšlení vypátrat, co jste to vlastně v průběhu dne dělali. Čím to? Dost možná tomu dni chyběl plán.

Bez jasného zaostření, zaměření na cíl je příliš snadné nechat se rozptýlit. A rozptýlení, těch se najde vždy dost. A i kdyby ne - pokud lodivod neví, do jakého přístavu má loď vést, žádný vítr není přiznivý. Bez plánu strávíte spoustu času neefektivním nesystematickým přebíháním, necháte sebou vláčet sem a tam a večer zjistíte, že jste tam kde jste byli ráno. Anebo někde jinde, ale nikoliv blíž cíli.

Pokud nejste mrtvá ryba, která plave s proudem, plánujte. Na každý den si dopředu - večer či brzy ráno - stanovte co uděláte a své činnosti mu podřiďte. Dokud cíle nedosáhnete, pracujte na něm, nenechte se vyrušovat. Zakažte si přebíhání. Donuťte se úkol dokončit. Časem dokážete denní cíle optimalizovat tak, aby byly akorát - ani příliš snadné, ani nesplnitelně odvážné. Každý dobře stanovený a následně splněný cíl bude zdrojem radosti a chuti do dalšího dne.

Vlastní plánování nemusí být příliš zevrubné. Prostě rozdělte čas mezi činnosti a vrhněte se do toho. Detaily (dílčí úkoly, souvislosti) doladíte po cestě. Pokud narazíte na nějakou momentálně nesplnitelnou návaznost (nutno dozjistit, vykonat, prodiskutovat... to či ono), úkol si odčkrtněte jako zatím splněný a berte další v řadě.

zveřejněno: 23:57 | path: /time-management | trvalý odkaz

Tue, 05 Jun 2007

V hlavě máte procesor

Multitasking je vynález tvůrců počítačů a operačních systémů pro souběžné vykonávání činností. Jistě víte o co jde - zatímco si čtete tyto řádky, možná posloucháte svou oblíbenou hudbu, kterou do vašich reproduktorů servíruje ten stejný počítač, který souběžně ještě stahuje poštu a kontroluje obsah pevného disku. Počítač toho zjevně zvládá spoustu najednou. Můžeme se tímto lidským vynálezem zpětně inspirovat - i po nás se přeci běžně požaduje, abychom se přinejmenším rozčtvrtili. Jak to tedy ten hloupý stroj zvládá?

Váš počítač zřejmě neprovádí úkoly skutečně současně. Pouze dostatečně rychle přebíhá od jednoho k druhému. Pokud bychom sladili své vnímání času s počítačovým, poznali bychom, že on nejenže nevykonává vše najednou, ale vlastně ani nespěchá. Operační systém vždy dané činnosti vyřadí plnou soustředěnost, a to až do doby, než podle stanoveného plánu přijde na řadu úkol další. Pro stanovení toho, kolik prostředků dostane k dispozici ten který úkol, hraje roli jeho priorita (důležitost). Právě prováděnou činnost může přerušit pouze něco, co opravdu nepočká.

zveřejněno: 12:46 | path: /time-management | trvalý odkaz

Sat, 02 Jun 2007

Mapa vektorů činností

Budeme alokovat prostředky (zejména čas) na činnosti (úkoly). Nejde nám o nějaký přesný výpočet či vzoreček, spíš bychom rádi trochou exaktnosti podpořili jinak intuitivní postup. Hodila by se operativní vizualizace.

Vezměte si kus papíru. Vy jste uprostřed. Po okrajích zakreslete své cíle - ty které jsou příbuzné, například se podmiňují nebo jsou výsledkem činností, které je třeba vykonávat souběžně patří i na papíře k sobě. Cíle obtížnější budou i na papíře vzdálenější - k okraji blíž. Pokud nechcete popsat celý stůl, volte odhadované měřítko pro umístění úkolů v různých vzdálenostech od okraje spíš logaritmické - a nejde o přesnost, kreslíte si pro sebe tak, abyste se v tom sami vyznali. To jak hodně vám na úkolech záleží, zachytíte třeba velikostí písma. Činnosti mají podobu vektorů mířících nikoliv od vás k úkolům (to byste se souběžně s přibližováním cíli vzdalovali těm na druhém konci papíru), ale naopak. Když provedete co je třeba, cíl se přiblíží k vám. Druhou stranou mince, náklady, může symbolizovat třeba síla čáry vektoru. Čím "dražší" úkol, tím silnější čára. Pokud jste detailisté, asi budete mít chuť barevně rozlišit jednotlivé typy nákladů, nutné to ale není.

Které úkoly si zaslouží největší pozornost? Ano, přesně tak - ty, jejichž vektory jsou co nejdelší a nejtenčí a míří k cílům, které jsou psány velkým písmem a raději dál od okraje papíru, symbolu hranice reálné dosažitelnosti.

zveřejněno: 10:16 | path: /time-management | trvalý odkaz

Fri, 01 Jun 2007

Vektory činností

Úkoly chápu také jako vektory. Každá promyšlená činnost někam míří, zřejmě ke konkrétnímu záměru, to je tedy směr jejího vektoru. A k tomuto cíli nás posune o určitý kus, to je jeho velikost.

Mluvíme tady o nákladech, o vektorech, a tak to možná vypadá, že by bylo praktické vše číselně ohodnotit, dosadit do vzorečku a spočítat. Já tento názor nesdílím. Není snadné číselně popisovat subjektivní a nejisté skutečnosti. Náš mozek není počítač, nepřemýšlí přirozeně v číslech. Raději pracuje přímo v souvislostech, v mapách, asociacích, sítích, obrazech. Můžeme jeho úsilí vhodně podpořit? Jistě.

zveřejněno: 19:03 | path: /time-management | trvalý odkaz

Mon, 28 May 2007

Ekonomika trávení času

Na jedné straně splněné úkoly přinášejí prospěch, užitek. Máme s nimi ale náklady - vydáváme úsilí, a především čas. Některé nás mohu stát i dobrou náladu, i to je jejich náklad. Metoda volby úkolů by měla být účelná (směřující k cílům) a efektivní (bez zbytečných průtahů či odboček, s co nejnižšími náklady). Snažím se respektovat jednoduchou zásadu - postupovat kupředu v těch činnostech, na jejichž výsledcích mi nejvíc záleží. Důležitost úkolu je tedy klíčový parametr a zaslouží si pozornost.

zveřejněno: 11:11 | path: /time-management | trvalý odkaz

Sat, 26 May 2007

Co vám zbývá na talíři?

Prababička ráda vyprávěla, jak si po hubených válečných letech vážila dobrého jídla. Obvykle začínala tím, že spořádala to, co ji příliš nelákalo, aby si to nejlepší ušetřila a následně co nejvíc vychutnala. Pravidelně se jí ale stávalo, že než se dostala k tomu nejlepšímu, ztratila hlad i chuť. Možná to byla chyba. Na druhou stranu - dožila se velmi požehnaného věku a je možné, že i neplánovaná střídmost sehrála svou roli.

Ať je to jakkoli, občas si na její vyprávění vzpomenu, když přemýšlím, jak co nejlépe využít prostředky které mám, především ten nejcennější - čas. I váš život je jako oběd o více chodech. Jak své úkoly pojídáte? Které věci děláte obvykle nejdříve? Ty, na které máte největší chuť a které vás nejvíc baví? Ty které nejvíc hoří - nebo u kterých hrozí, že nejdřív vystydnou? Prostě to neřešíte a berete vše postupně, jak je vám servírováno životem? Život je v servírování chodů velmi štědrý. Zaručeně nespořádáte vše. Když zpětně hodnotíte uplynulý den, týden, rok, co vám zbývá na talíři?

zveřejněno: 13:26 | path: /time-management | trvalý odkaz

Wed, 16 May 2007

Zóna klidu

OK, telefon je již zkrocen. Ale co e-maily? Máte nutkání na ně průběžně po celý den odpovídat? Špatně! E-maily mají svůj čas stejně jako telefony. S okamžitou odpověďí pisatel stejně nepočítá, ani ho nemusíte upozorňovat, že maily vyřizujete jen jednou denně. Taktéž není vaší povinností být neustále online v Jabberu, ICQ, MSN, nebo snad ano? Naučte se používat režimy jako "nevyrušovat" nebo "pryč". Síto opět zachytí část nepotřebného komunikačního balastu.

A nakonec jsou tady ještě vyrušení "naživo", ta bývají vůbec nejhorší. Už sama přítomnost lidí může působit rušivě. Oni ale také chodí okolo, halasí, občas přepadnou přímo vás, a to jen proto, aby vám sdělili nepodstatné, ptají se, něco požadují.. V tom případě zvažte, zda by nestálo za to změnit místo. Nemyslím teď výpověď - i když někdy to jinak nejde :-) Zřejmě bude stačit méně radikální krok - alespoň ty opravdu náročné úkoly si prostě vezměte někam, kde se dobře cítíte a kde nehrozí mnoho rušení. Možná je tím ideálním místem sousední kancelář, váš pokoj, knihovna, park, kavárna, dvorek, to sami víte nejlépe. A samozřejmě - telefon sem nesmí!

zveřejněno: 14:51 | path: /time-management | trvalý odkaz

Tue, 15 May 2007

Umíte ho vypnout?

Vůbec nejsem rád, když mi někdo volá v době, kdy se věnuji jiným činnostem. Zvonění přetrhne tok myšlenek, vyvede z rovnováhy, zhorší náladu. Produktivita klesá. Narušitel zřejmě nechce jenom zvonit, plánuje ještě k tomu povídat (tím prohloubí rozptýlení), možná se bude ptát (uff..) a, což je vůbec nejhorší, bude něco požadovat. Práce rozkouskovaná na hrst drobků není k ničemu, její výsledky odfoukne vítr. Co s tím?

Mnohdy je dobré jako první zvážit řešení, které se nabízí samo. Telefon prostě vypněte. Zřejmě ho nemůžete nechat vypnutý trvale - i když i takoví šťastlivci se najdou. Pro volání si ale vyhraďte určitý blok v průběhu dne. Do něj zařaďte i vámi iniciované hovory, u kterých si můžete čas zvolit. Všechny postupně seznamujte, učte je, že jindy než v onom bloku budou mít mizivé šance. Možná také namluvíte uvítací vzkaz pro příchozí hovory, kterým doporučíte správnou dobu.

K čemu to povede?

A co když vám ve vašem komunikačním bloku zrovna mnoho lidí nevolá? Buďte rádi, je to známka toho, že zřejmě nikdo další nemá problém, k jehož řešení jste třeba! Na náročných činnostech, vyžadujících soustředění jste už zapracovali v čase, kdy vás nikdo nerušil. Nicméně určitě máte po ruce nějaký lehčí ze svých úkolů, kterým přerušování nevadí. Mezery mezi hovory vyplňte nenáročnými činnostmi. Trochu poklidit po stole, prolistovat nové články na vašem oblíbeném zpravodajském serveru, zacvičit si.. Každá taková volná chvilka - to je jako najít drobný poklad, radujte se z ní. Již jste ji prodali za svou otevřenost ke komunikaci a je vám zdarma vrácena zpět.

zveřejněno: 23:45 | path: /time-management | trvalý odkaz

Sat, 12 May 2007

Čas plyne

Stalo se vám někdy, že se do vás při zpětném pohledu na uplynulý týden zakousl pocit, že jste toho stihli méně, než byste rádi? Pokud si svého života a svých schopností vážíte, čas je zřejmě tím nejcennějším, co máte, tím největším aktivem, ovšem vzácným a omezeným. Váš život je obchod - prodáváte minuty a hodiny. Kladete si někdy otázku co za ně kupujete? Nedostanete víc, než kolik zaplatíte. Můžete ale dostat méně, pokud při obchodu nejste pozorní.

Protože čas stále odměřuje váš život nedá se zastavit a protože obchody s časem nelze brát zpět, vyplatí se věnovat pozornost tomu, jak si vedete. Berete svou práci jako nutné zlo? Nebo vás práce naopak těší víc než cokoliv jiného? V každém případě, zřejmě existuje mnoho cest, jak můžete s menším úsilím udělat za kratší čas více kvalitnější práce. A logicky - sklidit lepší odměnu, cítit se méně unavený, spokojenější. Věřte, je to možné.

Budu se snažit popisovat metody, přístupy, nápady, které se mi již osvědčily, které zvyšují moji produktivitu anebo takové, na kterých právě pracuji. Prozkoumejte sami, zda tady najdete něco i pro sebe.

V každém případě ale, prosím, zvažujte své kroky. Nenechte, aby za vás kráčeli jiní. Povinnosti se na vás možná valí jako dravá řeka. Ale jste to vy, kdo prodáváte svůj čas.

zveřejněno: 22:35 | path: /time-management | trvalý odkaz

[softwarové inženýrství] [workaholic's time management] [timemanagemet na zive.cz]